Kit de herramientas Share4Rare para la defensa del paciente

Si quieres que tu mensaje llegue a una audiencia mayor o no te gusta hablar en público, puedes buscar a personas que estén motivadas para colaborar y ayudar a difundir tu mensaje. Teniendo una meta clara, un mensaje y un tono propio puedes delegar a comunicadores y otras personas con influencia para difundir tu mensaje de manera efectiva.

Para escoger el mensajero adecuado debes ser capaz de identificar a quién admira o respeta tu audiencia diana. No hay necesidad de preguntarle a una persona famosa que se involucre en tu defensa: subestimamos el potencial de los comunicadores desconocidos.

Eligiendo a comunicadores efectivos

La persona que elijas para hacer llegar tu mensaje es un componente clave. Un comunicador efectivo tiene buenas habilidades de comunicación y puede hablar con confianza tanto a grupos de personas como a individuos. Deben ser capaces de hacer llegar tu mensaje de manera concisa y asegurarse de que el mensaje central se conserva.

También es importante asegurarse de que el mensaje llegue en las circunstancias adecuadas y a la gente que toca. La frase "lee a tu público" es un buen consejo, dado que el comunicador tendrá que analizar las necesidades de su audiencia cada vez que haga llegar el mensaje.

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Por ejemplo, si como comunicador o comunicadora debes hacer llegar tu mensaje a dos organismos que compiten entre ellos, necesitarás adaptarlo a cada ocasión. Esto te permitirá hacer llegar tu mensaje de manera más efectiva, ganándote el respeto de tu audiencia y evitando crear de manera accidental malentendidos o conflictos de opinión.

Conserva tu credibilidad y evita las asunciones o resultados de los que no estés 100% seguro.

Si tienes claros tus mensajes clave te servirán de guía y podrás modularlos dependiendo de la complejidad y persona a la que te quieras dirigir. Debes elegir a tu mensajero de manera acorde al mensaje, no al revés.

Aumenta el alcance de tu mensaje comprobando las plataformas donde tu mensajero ya está activo y analiza cómo interactúan con tu audiencia diana.

Como se ha mencionado, los conflictos de interés representan una seria barrera en la defensa y no hay un protocolo ideal de cómo gestionarlos. Pídele a tu mensajero que rellene una declaración de intereses para dejar claro tiene asociaciones previas y reducir las probabilidades de que aparezca un conflicto.

Un mensajero debe mantener el pulso en tu trabajo de defensa: invítalo a conferencias y reuniones. Esto asegura que esté al día, puesto que el mensaje es siempre más convincente cuando el mensajero conoce el tema del que habla, más que con un nivel superficial de conocimiento.

La comunicación con las personas que toman decisiones

La comunicación directa con las personas que tienen capacidad de toma de decisiones puede ser una herramienta muy potente y una buena vía para publicitar tu estrategia. Esta comunicación puede tener lugar a través de emails, cartas, llamadas de teléfono y faxes, pero la manera ideal de contactarlos es una reunión cara a cara. Esto puede conllevar más tiempo para cerrar la reunión pero el esfuerzo extra valdrá la pena.

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Preparar algún material impreso que explique tu estrategia o el trabajo que haces para tu comunidad es una buena idea que te ayudará a reforzar tu mensaje principal e ilustrar vías en las que la persona con capacidad de decisión pueda ayudarte. Es muy probable que estén presionados por el tiempo y que lo consulten a posteriori para leer los materiales y entender tu mensaje a su propio ritmo.

Deja claro tu mensaje en estos materiales y no incluyas demasiado información. Usa guiones o listados, es una buena manera de resumir la información, e ilustraciones, dado son más potentes y las personas que tengan el documento emplearán menos tiempo para captar el mensaje.

Antes de que puedas hablar con las personas que toman las decisiones, asegúrate de tener un mensaje y una estrategia clara a corto y largo plazo (usando la herramienta Crea tu estrategia). Así llegará tu mensaje de una manera más eficiente. Prepara tu reunión usando la herramienta Prepara tu discurso.

Si te encuentras con una persona con capacidad de toma de decisiones en un evento y quieres aprovechar la ocasión, menciónalo en tus redes sociales y etiquétalo en tus publicaciones. Usa fotos de la reunión y pide permiso previamente para comprobar que no tenga inconveniente en que la subas.

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Pregunta cuándo sería posible hacer una reunión de seguimiento de las acciones discutidas. Sea cual sea la respuesta, envía un email de seguimiento después de la reunión para agradecerle su tiempo y recordarle por qué es importante su implicación en tu proyecto de defensa.

Tono 

Usar el lenguaje correcto en todos es muy importante. La defensa del paciente puede generar la sensación de estar en una carrera a contrarreloj y en ocasiones hay que tomar decisiones rápidas.

Evita el uso de lenguaje provocativo o inflamatorio y mantén la calma siempre. Esto te hará ser creíble y convencer a los que necesites sin que se aparten por sentirse atacados.

Evita divagar o usar demasiadas palabras. Tu objetivo debería ser hacer llegar tu mensaje lo más simple y rápido posible. Si puedes hacerlo en 5 páginas, no hace falta que rellenes 20.

Crea un documento con adjetivos que puedas usar así como el tono correcto para tus comunicaciones. ¿Es emotivo, retador y amistoso? ¿O por el contrario inspira confianza y motiva?